Privacy

Privacyreglement – mei 2018

Toelichting
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht organisaties om duidelijk te informeren wat er met zijn of haar persoonsgegevens gebeurt. Dit privacyreglement geeft duidelijkheid hoe Signify B.V. omgaat met persoons- en contactgegevens en op welke gronden dit gebeurt.

1. Algemeen
Om onze diensten goed en efficiënt te kunnen uitoefenen, verwerken wij persoons- en contactgegevens. Wij gebruiken die gegevens in het kader van onze (juridische) dienstverlening alsmede daaraan aanverwante (administratieve) diensten.

2. Persoons- en contactgegevens
Persoons- en contactgegevens zijn alle gegevens die te herleiden zijn tot u als persoon. Dit kan direct of indirect het geval zijn. De betreffende gegevens kunnen bestaan uit namen, geslacht, (mail)adressen, telefoonnummers, kopie paspoort, bank- en betaalgegevens of gegevens in het Handelsregister zoals KvK-nummers.

3. Van welke personen verwerken wij de persoon- en contactgegevens
De gegevens die wij verwerken, zoals het bewaren en raadplegen van die gegevens, betreffen personen met wie we een overeenkomst hebben, met wie we samenwerken, indirect een relatie hebben (gehad), een relatie aan willen gaan of andere personen waarmee we contact onderhouden.

De gegevens zien met name op persoonsgegevens van (contactpersonen bij) onze bestaande cliënten.
Dit kunnen ook gegevens zijn van personen werkzaam bij wederpartijen, opdrachtgevers of relaties.
Wij verzamelen ook gegevens ten behoeve van het in behandeling nemen van een sollicitatie.

4. Verkrijging van gegevens
Wij verkrijgen persoons- en contactgegevens direct van cliënten, van contactpersonen bij onze cliënten, opdrachtgevers of relaties. Wij verkrijgen ook via indirecte weg gegevens zoals via derden of uit externe bronnen, zoals Merken- en Modellenregisters, domeinnaamregisters of het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

5. Doel gegevensverwerking
Wij verwerken persoons- en contactgegevens in het kader van het uitoefenen van onze (juridische) dienstverlening. Dat wil zeggen dat wij deze gegevens gebruiken om contact te onderhouden bij het uitvoeren van een overeenkomst waarin ons een opdracht is verstrekt tot het leveren van onze diensten.

Dit kan onder mee bestaan uit het gebruiken van persoons- of contactgegevens in het geval van:
• het vastleggen van een IE-recht, zoals bij het voorbereiden en indienen van een merk- of modeldepot;
• overdracht, licentiëring of verpandingen van een IE-recht, zoals bij opmaken van een akte;
• handhaven of verdedigen van een IE-recht, zoals bij het voeren van opposities of rechtszaken;
• opmaken en indienen van een getekende volmacht;
• het overleggen van een kopie paspoort ten behoeve van het vestigen, handhaven, verdedigen of wijzigen van een IE-recht.
• aantekeningen van gespreksverslagen;
• opmaken en verzenden van facturen.

Ook verwerken wij gegevens om contact te kunnen leggen en onderhouden in het kader van marketingactiviteiten, zoals het verzenden van nieuwsbrieven of uitnodigingen voor seminars, en in het kader van CRM-activiteiten.

6. Uitwisseling van gegevens
Onze medewerkers raadplegen uw gegevens alleen in het kader van het uitvoeren van hun taken die nodig zijn om de diensten van een IE-advieskantoor zo goed mogelijk uit te voeren dan wel in elk geval om aan de overeenkomst van opdracht te voldoen.
Zonder uw toestemming verstrekken wij uw gegevens niet aan derden tenzij wij op grond van een wettelijk bepaling hiertoe verplicht zijn dan wel tenzij die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst van opdracht, zoals:

• aan koeriersbedrijven ten behoeven van het verzenden van stukken;
• aan notariskantoren voor het laten notariseren of legaliseren van documenten;
• aan instanties of autoriteiten bij indiening van een merk- of modeldepot of verzoek tot registratie van een domeinnaam;
• aan instanties of autoriteiten, wederpartijen danwel diens vertegenwoordigers, of advocatenkantoren bij verdediging of handhaving van een IE-recht of domeinnamen, zoals in correspondentie, oppositieprocedures, rechtszaken;
• aan derden in het kader van het onderzoeken van een IE-recht of het gebruik daarvan.

7. Beëindiging gegevensbewaring en borging

Signify zal de geregistreerde persoons- en contactgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verkregen. Tenzij een wettelijke regeling ons verplicht om de betreffende gegevens langer te bewaren, verwijderen wij deze uiterlijk twee jaar na het beëindigen van de zakelijke relatie dan wel direct na uw verzoek tot het verwijderen van de gegevens.

Persoons- en contactgegevens die wij hebben verkregen in het kader van sollicitatie procedures verwijderen wij binnen 2 maanden na het afronden van de procedure. Voorgaande tenzij wij expliciete toestemming hebben ontvangen om de gegevens langer te bewaren (tot de maximale duur van 1 jaar).

Uiteraard dragen wij zorg voor een goede beveiliging tegen inbreuk door derden. Wij hebben ICT-leveranciers ingeschakeld voor het onderhoud en beheer van onze IT-omgeving. Wij hebben deze leveranciers zorgvuldig geselecteerd en met hen duidelijke afspraken gemaakt over beveiliging. Wanneer het mocht gebeuren dat derden ongeautoriseerd toegang krijgen tot uw gegevens, dan wordt dat gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Uw rechten
U heeft te allen tijden het recht op inzage in uw gegevens. Als gegevens met toestemming zijn verkregen, dan heeft u het recht om deze toestemming ook weer in te trekken. Bovendien heeft u te allen tijde het recht om uw gegevens door ons te laten corrigeren of verwijderen. Hierover kunt u contact opnemen met Signify B.V. via info@signifyIP.com.

9. Klachten
Mocht u klachten of opmerkingen hebben over de wijze waarop wij uw gegevens behandelen dan verzoeken wij u contact met ons op te nemen via info@signifyIP.com. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor dit Privacyreglement aan te passen. Wij adviseren u daarom de inhoud regelmatig te bekijken. De geldende versie zal beschikbaar zijn op onze website www.signifyip.com en kan daar worden geraadpleegd.

11. Tekstuele verschillen Nederlands en Engels
In geval van verschil tussen de Nederlandse en de Engelse tekst van dit reglement zal de Nederlandse tekst bindend zijn.

Contactgegevens
Signify B.V.
Prof. J.H. Bavincklaan 2
1183 AT Amstelveen
020 223 8804
info@signifyIP.com

Follow us!